El registro de viajeros se ha convertido en un desafío crucial para el sector turístico tras la implementación del Real Decreto 933/2021. Esta normativa, en vigor desde el 2 de enero de 2023, exige a los operadores turísticos y plataformas recopilar y reportar datos detallados de sus huéspedes a las autoridades.

En este artículo explicamos cómo cumplir con las obligaciones del registro de viajeros, los retos que plantea y cómo soluciones digitales como el EKYC onboarding de Lleida.net pueden agilizar este proceso de manera eficiente y legal.

¿Qué implica el Real Decreto 933/2021 para el registro de viajeros?

El decreto exige que las empresas del sector turístico recopilen y gestionen hasta 42 datos diferentes por cliente. Estos datos deben transmitirse al sistema Ses.Hospedajes, gestionado por el Ministerio del Interior.

A continuación, desglosamos los principales puntos:

Tipo de información	Ejemplo de datos solicitados	Uso según la normativa
Datos personales	Nombre, apellidos, sexo, documento de identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento.	Identificación inequívoca del huésped.
Datos de contacto	Teléfono fijo, móvil, correo electrónico.	Comunicación en caso de necesidad o emergencia.
Información de la reserva	Número de viajeros, relación de parentesco (en menores), fechas de entrada y salida, detalles del pago.	Trazabilidad del alojamiento y del proceso de reserva.
Datos adicionales	En alquileres de vehículos: ubicación GPS, kilómetros recorridos.	Seguridad y prevención de delitos relacionados.

Plazo para reportar los datos

Estos datos deben ser enviados en un plazo máximo de 24 horas y almacenados durante tres años para posibles auditorías.

A quién afecta la normativa del registro de viajeros

El Real Decreto impacta tanto a las empresas como a los consumidores del sector turístico.

Empresas afectadas

1. Proveedores turísticos:
   • Hoteles, hostales, campings y cualquier alojamiento turístico.
   • Plataformas intermediarias como Airbnb, Booking, o agencias de viajes.
2. Empresas de transporte:
   • Alquiler de vehículos sin conductor.
   • Otras actividades relacionadas con la movilidad turística.
3. Excepciones:
   • Anfitriones particulares que desarrollen actividades no profesionales solo deberán reportar ciertos datos básicos.

Consumidores

Todo viajero, ya sea por ocio o negocios, está obligado a proporcionar sus datos personales. Esto incluye:

• Turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y exposiciones). Si un grupo viaja para un congreso, como el MWC en Barcelona, cada miembro del grupo debe proporcionar sus datos de manera individual. Esto incluye menores de edad, cuya relación de parentesco debe especificarse.

Objetivos y críticas de la normativa

Objetivos del Real Decreto 933/2021

El Ministerio del Interior justifica esta normativa como una medida de seguridad nacional. Busca prevenir delitos relacionados con el terrorismo y el crimen organizado, al garantizar que los datos de viajeros sean trazables en tiempo real.

Según el Ministerio, el sistema ha permitido localizar a más de 18.584 personas con requisitorias policiales desde su implementación.

Principales críticas

1. Carga administrativa:
   La gestión manual de 42 datos por cliente supone un reto para empresas con alta rotación, especialmente en temporadas altas.
2. Conflictos con el RGPD:
   • De los 42 datos, 23 afectan directamente a la intimidad de los viajeros.
   • El principio de minimización de datos del RGPD establece que solo deben recogerse los datos estrictamente necesarios.
3. Impacto económico:
   • Las multas oscilan entre 100 y 30.000 euros, añadiendo presión a un sector que todavía se recupera de la pandemia.

Retos operativos para el registro de viajeros

Cumplir con el registro de viajeros plantea varios desafíos operativos:

1. Procesos manuales lentos
   La recopilación y verificación manual de datos puede alargar el proceso de check-in, generando largas colas y afectando la experiencia del cliente.
2. Gestión de datos incompletos
   Muchos documentos, como ciertos pasaportes internacionales, no incluyen toda la información requerida por el decreto.
3. Adopción tecnológica
   La necesidad de transmitir datos a Ses.Hospedajes exige inversiones en tecnología que pueden ser desafiantes para pequeñas empresas.

Soluciones prácticas para el registro de viajeros: EKYC onboarding

Ante estos desafíos, herramientas digitales como el EKYC onboarding son clave para cumplir con el registro de viajeros de forma ágil y segura.

¿Qué es EKYC onboarding?

El EKYC onboarding (Electronic Know Your Customer) es una herramienta que permite verificar automáticamente los datos de los clientes en tiempo real. Este sistema no solo simplifica el proceso de registro, sino que también asegura el cumplimiento normativo.

Beneficios clave del EKYC onboarding para el registro de viajeros:

Beneficio	Descripción
Cumplimiento normativo total	Garantiza que los datos se recojan y gestionen según el Real Decreto 933/2021 y el RGPD.
Optimización del check-in	Reduce los tiempos de espera, mejorando la experiencia del cliente en el proceso de registro.
Escalabilidad	Adaptable tanto para grandes cadenas hoteleras como para pequeños negocios turísticos.
Almacenamiento seguro	Los datos se almacenan en sistemas encriptados, disponibles para auditorías durante tres años.

Proveedor recomendado: Lleida.net

Conclusión

El registro de viajeros es un reto normativo que exige digitalización y eficiencia. Herramientas como el EKYC onboarding de Lleida.net no solo aseguran el cumplimiento del Real Decreto 933/2021, sino que también optimizan procesos y mejoran la experiencia del cliente.

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¿Qué es un certificado digital y por qué es importante para las empresas?

Un certificado digital es una credencial electrónica que permite identificar a personas o entidades en el entorno digital. Garantiza la autenticidad, integridad y validez legal de documentos firmados electrónicamente.

La adopción de esta herramienta está revolucionando cómo las empresas gestionan contratos, acuerdos y otros procesos documentales. Cada vez más organizaciones optan por herramientas electrónicas avanzadas que permiten identificar a los firmantes de manera inequívoca y proteger la integridad de la información. Es seguro, rápido y cumple con normativas internacionales como el Reglamento eIDAS

Beneficios clave del certificado digital frente a los documentos físicos

1. Ahorro de tiempo en la gestión documental

Firmar documentos físicos requiere imprimir, firmar, escanear y enviar. Esto puede llevar días.
Con un certificado digital, puedes firmar y enviar un contrato en cuestión de minutos, desde cualquier lugar.

2. Costes operativos más bajos

Eliminando el uso de papel, tinta y transporte, las empresas reducen significativamente sus costes operativos. Además, se eliminan gastos asociados al almacenamiento físico de documentos.

3. Seguridad avanzada y cumplimiento normativo

Los documentos digitales firmados están protegidos contra alteraciones gracias a tecnologías de encriptación. Además, cumplen con normativas como el Reglamento eIDAS y el GDPR, garantizando validez legal en toda la Unión Europea.

4. Mayor trazabilidad y control

Cada paso del proceso, desde el envío hasta la firma, queda registrado. Esto aporta total transparencia y sirve como prueba en casos de disputas legales.

5. Contribución a la sostenibilidad empresarial

Adoptar la digitalización ayuda a las empresas a reducir su huella ambiental, al eliminar el uso de papel y minimizar el impacto del transporte de documentos

Certificado digital y facturación electrónica

Muchas pymes no saben que los certificados digitales son esenciales para emitir facturas electrónicas con validez legal. En países donde la facturación electrónica es obligatoria (como España, lo será en 2025), disponer de un certificado de entidad jurídica permite automatizar este proceso y cumplir con la normativa.

Por qué es importante:

• Evita multas por incumplimiento de las obligaciones fiscales.
• Ahorra tiempo en la gestión administrativa.
• Mejora la relación con clientes y proveedores al simplificar la recepción de documentos.

Certificado digital vs. documentos físicos: una comparativa clara

Característica	Certificado digital	Documentos físicos
Tiempo de gestión	Minutos	Días o semanas
Costes operativos	Bajos	Altos
Seguridad	Alta, encriptada	Vulnerable a falsificaciones
Trazabilidad	Completa, con registro detallado	Limitada
Validez legal	Garantizada por eIDAS	Limitada por jurisdicciones locales

Tipos de certificados electrónicos para pymes

Las pymes pueden beneficiarse de diferentes tipos de credenciales electrónicas según sus objetivos y actividades. Estos son los más relevantes:

1. Certificados para personas físicas
   Diseñados para identificar a un individuo de manera inequívoca en el entorno digital.
   Usos comunes:
   • Firmar contratos laborales o comerciales.
   • Interactuar con administraciones públicas para presentar impuestos o licitaciones.
2. Certificados para entidades jurídicas
   Representan a una empresa o pyme, permitiéndole realizar gestiones oficiales como organización.
   Usos comunes:
   • Emitir facturas electrónicas con validez legal.
   • Firmar acuerdos comerciales en nombre de la empresa.
3. Certificados de sello electrónico
   Garantizan la integridad y el origen de los documentos generados por la empresa. Son especialmente útiles para procesos automatizados.
   Usos comunes:
   • Notificaciones automáticas, como confirmaciones de pedidos.
   • Certificación de documentos como pólizas o términos legales.
4. Certificados para dispositivos o servidores
   Asociados a un equipo o plataforma, aseguran las conexiones y la transferencia de datos en el entorno digital.
   Usos comunes:
   • Protección de sitios web mediante HTTPS.
   • Asegurar sistemas de comercio electrónico y plataformas de clientes.

¿Cómo elegir el certificado adecuado para tu pyme?

Elegir el tipo de certificado correcto depende del tamaño, el sector y las necesidades específicas de tu negocio. Por ejemplo:

• Si trabajas con clientes finales, los certificados para personas físicas o jurídicas son clave para firmar contratos o emitir facturas.
• Si gestionas grandes volúmenes de comunicaciones, el certificado de sello electrónico simplifica y da respaldo legal a tus procesos.
• Si tienes una tienda online o un portal de clientes, proteger los datos con un certificado de servidor es imprescindible.

Casos de éxito

1. Pyme de comercio electrónico: Confianza y más ventas

Problema inicial: Una tienda online de ropa enfrentaba problemas de confianza entre los clientes, lo que afectaba sus tasas de conversión. Muchos usuarios dudaban en completar sus compras debido a preocupaciones de seguridad al ingresar datos personales y bancarios.

Solución: La pyme implementó un certificado de servidor (HTTPS) para asegurar las transacciones y proteger la información de sus clientes. Además, utilizó notificaciones certificadas por email para confirmar automáticamente las compras y envíos.

Resultados:

• Aumento del 25% en la tasa de conversión gracias a la confianza generada por el icono de candado en el navegador.
• Disminución de consultas al servicio de atención al cliente sobre el estado de los pedidos en un 30%.

Pyme del sector educativo: Agilidad en inscripciones escolares

Problema inicial: Una academia de idiomas sufría demoras en los procesos de inscripción. Los padres tenían que visitar las instalaciones para firmar contratos, lo que limitaba la capacidad de la empresa para responder a la creciente demanda.

Solución: Adoptaron una solución de firma electrónica avanzada, permitiendo a los padres firmar contratos de forma remota desde cualquier dispositivo. Además, integraron esta funcionalidad en su sistema de gestión para automatizar el envío de contratos a nuevos alumnos.

Resultados:

• Reducción del tiempo promedio de inscripción de 5 días a solo 2 horas.
• Incremento del 15% en las matriculaciones al eliminar barreras logísticas.

Pyme del sector inmobiliario: Simplificación de contratos de alquiler

Problema inicial: Una agencia inmobiliaria dedicaba gran parte de su tiempo a gestionar contratos de alquiler, incluyendo el envío físico de documentos a los inquilinos y su posterior archivo. Este proceso ralentizaba las operaciones y generaba costes adicionales.

Solución: La agencia implementó la firma electrónica avanzada para gestionar los contratos de alquiler de manera digital. Además, usaron certificados de sello electrónico para autenticar los documentos emitidos.

Resultados:

Pyme de logística: Trazabilidad en entregas y comunicaciones

• Reducción del 50% en los costes operativos asociados a la impresión y envío de documentos.
• Capacidad para cerrar acuerdos en menos de 24 horas, mejorando la experiencia de los propietarios e inquilinos.

Problema inicial: Una empresa de transporte necesitaba una solución para certificar las entregas de mercancías y resolver disputas con clientes que alegaban no haber recibido sus pedidos.

Solución: Usaron notificaciones certificadas vía SMS y correo electrónico para informar a los clientes sobre el estado de sus entregas. Además, los transportistas comenzaron a utilizar dispositivos móviles para firmar digitalmente los recibos en el momento de la entrega.

Resultados:

• Disminución del 40% en las disputas relacionadas con la recepción de mercancías.
• Mejoras en la satisfacción del cliente por la transparencia en las comunicaciones.

Pyme del sector creativo: Contratos rápidos con clientes internacionales

Problema inicial: Una agencia de diseño gráfico tenía dificultades para cerrar contratos con clientes extranjeros debido a las diferencias horarias y la logística de envío de documentos.

Solución: Implementaron una plataforma de firma electrónica avanzada, que permitía enviar, firmar y devolver contratos en minutos, desde cualquier parte del mundo.

Resultados:

• Reducción del tiempo para cerrar contratos de 7 días a menos de 24 horas.
• Incremento del 20% en la captación de clientes internacionales.

Por qué Lleida.net es tu mejor opción en certificados digitales

Lleida.net es un líder reconocido en servicios de confianza. Ofrecemos:

• Notificaciones certificadas: Correo electrónico y SMS con validez legal. Para más información, visita nuestra página de Firma electrónica avanzada
• Firma electrónica avanzada: Plataforma Click & Sign para firmar documentos de forma rápida y segura
• Cumplimiento normativo: Todos nuestros servicios cumplen con eIDAS y GDPR.

Además, contamos con una red internacional que abarca más de 15 países y soluciones adaptadas a sectores como finanzas, telecomunicaciones y legal.

Algunas FAQs

¿Es seguro usar un certificado digital?

Sí, emplea encriptación avanzada para garantizar la autenticidad y seguridad de los documentos.

¿Puedo usar un certificado digital en mi móvil?

Sí, los certificados digitales son compatibles con dispositivos móviles, tablets y ordenadores.

¿Tiene validez legal?

Sí, siempre que cumpla con el Reglamento eIDAS, tiene la misma validez que una firma manuscrita en papel.

Conclusión: El certificado digital es el futuro de la gestión empresarial

El certificado digital no solo simplifica la gestión documental, sino que también protege tus procesos y asegura el cumplimiento legal. Empresas de todos los tamaños están adoptando esta tecnología para optimizar sus operaciones.

En Lleida.net, te ayudamos a dar este paso hacia el futuro. ¡Contáctanos hoy y descubre cómo digitalizar tus procesos!

¿Automatización para PYMEs? Puede sonar técnico y hasta intimidante, pero hoy vamos a hacer algo diferente: te daremos una guía para entender cómo la automatización en PYMEs mediante soluciones NOCODE, BPM y BPMN puede transformar tu empresa. Tanto si eres un experto en tecnología y regulaciones como si no, encontrarás aquí lo que necesitas. Hemos estructurado este artículo para que, en cada apartado, encuentres una explicación técnica detallada y otra más accesible y práctica para quienes prefieren “ver cómo funciona sin tanto tecnicismo”. Al final, tendrás una comprensión completa y concreta de cómo aplicar estos conceptos a las tareas de tu empresa, optimizándolas y asegurando que cumplan con la normativa.

Así que vamos a ello, y no dudes en contactar con Lleida.net si quieres que te acompañemos en el proceso de automatización en PYMEs.

¿Qué es la automatización NOCODE en PYMEs y cómo funciona?

Explicación técnica

Las plataformas NOCODE permiten crear flujos de trabajo sin necesidad de escribir código. Su arquitectura se basa en API y RESTful services, que permiten conectar distintos módulos y realizar procesos automatizados y controlar accesos. Esto hace que el usuario pueda configurar flujos simplemente arrastrando y soltando bloques en una interfaz gráfica. Las plataformas NOCODE permiten también establecer controles de acceso y registros de actividad que cumplen con normativas de protección de datos, como el GDPR, lo cual es esencial para garantizar el cumplimiento en la automatización en PYMEs.

Explicación para no técnicos

Imagina que tienes una herramienta que te permite automatizar tareas como enviar recordatorios o notificaciones a tus clientes sin tener que programar. Esto es lo que hace NOCODE: te permite “arrastrar y soltar” acciones en una interfaz, configurando cada paso de forma rápida y sencilla. Es como poner tu negocio en “piloto automático” para tareas repetitivas, sin necesitar ayuda de programadores. Así, la automatización en PYMEs se vuelve accesible y práctica.

BPM: eficiencia en la automatización de procesos en PYMEs

Explicación técnica

BPM (Business Process Management) es una metodología que optimiza el flujo de trabajo en tres fases: análisis, modelado y monitorización. En la fase de análisis, se estudian los procesos para detectar ineficiencias; en el modelado, se crean diagramas de procesos, y en la monitorización se utilizan métricas para evaluar la eficiencia del proceso. Desde el punto de vista legal, la trazabilidad de BPM permite cumplir con regulaciones como el GDPR, lo cual es un aspecto crítico de la automatización en PYMEs.

Explicación para no técnicos

BPM es como un mapa detallado que te ayuda a ver cada paso en un proceso de trabajo. Esto facilita que todos en el equipo sepan exactamente qué hacer en cada momento. Por ejemplo, en un proceso de ventas, BPM te ayuda a organizar y optimizar los pasos para que no se pierda tiempo en tareas repetitivas y el cliente reciba un servicio más ágil y eficiente. La automatización en PYMEs no solo mejora la operación, sino que también asegura la calidad de los procesos.

El estándar visual para la automatización en PYMEs

Explicación técnica

BPMN (Business Process Managemet and Notation) es un estándar gráfico que permite representar visualmente los procesos de negocio mediante diagramas. Cada diagrama utiliza símbolos como eventos, actividades y flujos, lo que facilita que cualquier persona en la empresa comprenda el proceso, ya que todos los pasos se representan de forma clara y estructurada. Esto asegura coherencia y facilita el cumplimiento de normativas de transparencia, como el GDPR.

Explicación para no técnicos

BPMN es como un dibujo donde se ve el proceso de trabajo paso a paso, desde el inicio hasta el final. Piensa en un diagrama de flujo que muestra el proceso de un pedido, desde que el cliente lo realiza hasta que se completa. BPMN hace que todos en la empresa puedan entender cómo funciona el proceso sin tener que leer instrucciones complicadas, mejorando la eficiencia y reduciendo errores. Esto hace que la automatización en PYMEs sea sencilla de aplicar y supervisar.

Cumplimiento normativo en la automatización en PYMEs: GDPR, eIDAS

En Lleida.net, nuestras soluciones cumplen con normativas clave en materia de protección de datos, lo cual es fundamental para la automatización en PYMEs. Aquí te explicamos cada una de ellas:

GDPR (Reglamento General de Protección de Datos)

Explicación Técnica: El GDPR establece que los datos personales deben ser gestionados con transparencia y seguridad. En nuestras plataformas, aplicamos cifrado, autenticación de doble factor y registros de auditoría para proteger la información. Los procesos automatizados tienen un historial completo de actividad que permite al usuario saber cómo se están usando sus datos, asegurando la “privacidad desde el diseño”.

Explicación para no técnicos: El GDPR es una ley europea que protege la privacidad de los datos. Nuestras soluciones aseguran que la información de tus clientes esté segura, registrando cada acceso y uso de sus datos. Esto significa que puedes ofrecer a tus clientes la tranquilidad de que sus datos están protegidos.

eIDAS (Reglamento Europeo de Identificación Electrónica)

Explicación Técnica: eIDAS es el marco legal que permite que las firmas digitales tengan validez jurídica en toda la Unión Europea. En nuestras plataformas, cada documento firmado digitalmente cuenta con certificados emitidos por autoridades reconocidas y un sistema de validación en tiempo real. Este sistema asegura la integridad del documento durante todo su ciclo de vida, cumpliendo así con los requisitos legales de autenticidad y seguridad.

Explicación para no técnicos: eIDAS es una ley que hace que las firmas digitales tengan el mismo valor legal que una firma en papel. Con nuestras soluciones, puedes firmar contratos y documentos de manera segura, y tener la garantía de que son válidos en toda Europa.

Caso práctico de automatización en PYMEs: cómo Lleida.net ayudó a una empresa a optimizar su operativa

Una empresa de telecomunicaciones enfrentaba dificultades para gestionar manualmente los contratos de sus servicios ADSL. Este proceso era lento y cargado de tareas administrativas, lo cual generaba demoras, una experiencia subóptima para el cliente y falta de visibilidad sobre el estado de cada expediente dentro del equipo.

Con el sistema de automatización Click & Automate de Lleida.net, la empresa digitalizó el proceso de contratación. El equipo comercial inicia cada expediente en la plataforma, ingresando la información del cliente y los detalles del contrato. A continuación, el cliente recibe un enlace seguro por correo electrónico para revisar y firmar el contrato digitalmente, utilizando un código de un solo uso que recibe por SMS. Posteriormente, el contrato pasa a revisión final, donde el equipo de gestión puede aprobarlo y cerrar el proceso de forma digital y trazable.

La implementación de Click & Automate permitió a la empresa reducir considerablemente el tiempo de gestión de los contratos, mejorar la trazabilidad y simplificar el flujo de trabajo. La automatización del proceso aumentó la eficiencia y la satisfacción del cliente, al ofrecer una experiencia rápida, segura y sin la carga administrativa de antes.